Det skal gjøre det enklere å jobbe riktig, likere og tryggere – og bidra til god internkontroll og etterlevelse i hverdagen. For at systemet skal fungere etter hensikten, må innholdet holdes oppdatert og utvikles i takt med endringer i regelverk og praksis i selskapene.
Da kvalitetssystemet ble etablert, ble eksisterende instrukser og rutiner samlet og tilpasset. Innholdet bygger på tidligere kvalitetssystemer og verdifulle bidrag fra deltakende selskaper. Nå er tiden inne for systematisk videreutvikling og oppdatering. Derfor er det etablert en felles plan for jevnlige revisjoner av håndbøker og styrende dokumenter i Master.
En felles revisjonsplan gir retning og forutsigbarhet
Det foreligger nå en samlet revisjonsplan som viser hvilke håndbøker og dokumenter som skal revideres, revisjonsfrekvens og planlagte tidspunkt. Se bildet under.
Planen er utarbeidet i Brukerforum for Kvalitetssystemet og skal gi:
-
forutsigbarhet i revisjonsarbeidet
-
kontinuerlig forbedring av dokumentene over tid
Ansvar for selve revisjonene ligger hos selskapene. Vi vet at kvaliteten blir best når det er fageksperter som former innholdet. Derfor trenger vi flere fagpersoner som kan bidra i revisjonsarbeidet fremover. Har dere en relevant ressurs hos dere, ta kontakt med Thomas Øien i Hammerfest Energi!
Slik fungerer revisjonsarbeidet i praksis – eksempel Personalhåndboken
Som en del av den planlagte revisjonen er Personalhåndboken nylig gjennomgått av en arbeidsgruppe bestående av Liv Margot Sviland (Jæren) og Thomas Øien (Hammerfest). Revisjonen har hatt særlig fokus på:
-
forenkling og tydeliggjøring av tekst
-
oppdatering i tråd med endringer i arbeidsmiljøloven og tilhørende forskrifter
Revisjonsprotokollen er tilgjengelig i Teams for lokale koordinatorer av Kvalitetssystemet. Den kan også brukes som dokumentasjon ved lokale internrevisjoner.
Lokal involvering er en viktig del av internkontrollen
Når dokumenter revideres i Master, anbefaler vi at hvert selskap følger opp med lokale internrevisjoner der:
-
endringer i Master gjennomgås
-
behov for lokale tilpasninger og utvidelser vurderes og oppdateres
Dette er en sentral del av internkontrollen og bidrar til at kvalitetssystemet fungerer etter hensikten, både som felles rammeverk og som støtte for lokale behov.
Kontinuerlig forbedring – sammen
Revisjonsarbeidet er en kontinuerlig forbedringsprosess. Oppdager dere uklarheter, mangler eller har forslag til forbedringer, oppfordrer vi til å gi tilbakemelding via brukerforum eller direkte til revisjonsgruppen.
Kvalitetssystemet blir best når det brukes aktivt, utfordres faglig og videreutvikles i fellesskap!
