Selskapene i Nettalliansen håndterer et bredt spekter av oppgaver og benytter flere ulike fagsystemer. Et gjentakende spørsmål er: «Hvor skal vi lagre hva?».
Denne standarden er utarbeidet for å gi klare retningslinjer for hvor dokument skal lagres og hvordan de skal behandles i Nettalliansen. Formålet er å sikre at selskapene i Nettalliansen har en enhetlig, effektiv og sikker måte å opprette, lagre og finne dokumenter på.
En felles standard – laget for praktisk bruk
Gir tydelige anbefalinger for:
-
hvor dokumenter skal lagres (fagsystem, SharePoint eller OneDrive)
-
hvordan dokumenter organiseres og navngis
-
hvordan vi unngår duplikater og jobber effektivt sammen
-
hvordan dokumenter merkes, klassifiseres og deles på en sikker måte
Dokumentet er tilgjengelig i kvalitetssystemet under Generell systemdokumentasjon. Selve standarden skal ikke redigeres lokalt, men brukes som felles referanse. Den må utvides med en lokal versjon for å gi ansatte tilgang. Den som er ansvarlig for utvidelsen bør samarbeide med lokal prosjektleder.
Dokumenttyper – et oppslagsverk for lagring
Som vedlegg til standarden følger dokumentet Dokumenttyper, som er ment som et konkret oppslagsverk. Her er de vanligste dokumenttypene i et nettselskap listet opp, med tydelig angivelse av hvilket system dokumentene skal lagres i – enten det er arbeidsordresystem, arkivløsning, ERP, KIS, kvalitetssystem, SharePoint eller andre løsninger i bransjeløsningen.
Listen gjør det enklere å ta riktige valg når man er usikker, og bidrar til lik praksis på tvers av selskapene. Dokumentet ligger også i kvalitetssystemet under Generell systemdokumentasjon, og må også utvides til en lokal versjon.
Dersom dere gjør lokale tilpasninger som dere mener kan være nyttige for andre selskaper, oppfordres dere til å melde dette til arbeidsgruppen IT-sikkerhet i praksis, så erfaringer kan deles og gjenbrukes.
Disse dokumentene må være kjent for alle som driver dokumentbehandling i deres selskap. Del det derfor via intranett, ta det opp i allmøte og sett det på leselisten til samtlige🤓
Støtte i form av video
For å gjøre standarden enda enklere å ta i bruk, jobbes det også med en kort video som går gjennom hovedpunktene i dokumentet Standard for dokumenthåndtering. Når videoen er klar, vil den publiseres i Kilden.