Arkivløsningen har bedret arbeidsdagen vår

Stange Energi Nett implementerte Nettalliansens arkivløsning i oktober 2020, og er fornøyde med hvordan løsningen så langt har bedret arbeidsprosessene i selskapet.

Vi tok en prat med Harald Husom, daglig leder i Stange Energi Nett for å høre om erfaringene med implementering og bruk av arkivløsningen til Nettalliansen. 


Hvor fornøyde er dere med løsningen?
- Vi er så langt fornøyde med løsningen. Det skal sies at Stange var vant med metadatabasert lagring fra før, gjennom et Sharepointbasert system fra Evry. Så for oss var ikke overgangen så stor. Vi bruker løsningen kun som til arkiv/lagringsmedium nå. Så vil vi etter hvert muligens utvide bruksområdene, f.eks. i forbindelse med anleggsbidragsprosjektet og når arkivløsningen kan integreres mot kunde, kontakt etc.

Verdien Nettalliansens arkivløsning gir oss nå er i form av økt datakvalitet og dermed forbedrede arbeidsprosesser. 


Har arkivløsningen gjort arbeidsdagen bedre og mer effektiv for dere?
- Når arkivløsningen blir fullintegrert med kunde- og nettløsning og får et webgrensesnitt mot kunde, så vil det gi full verdiskapning. Hele kundelisten fra KIS er importert inn i arkivløsningen. Men hittil har den tekniske overgangen gitt oss både en enklere, bedre og raskere løsning og en bedre måte å lagre dokumenter på. Verdien Nettalliansens arkivløsning gir oss nå er i form av økt datakvalitet og dermed forbedrede arbeidsprosesser. I tillegg har løsningen en veldig bra søkefunksjon, som gjør det svært enkelt å finne dokumenter du leter etter og legge dokumenter til opprettet sak.

Løsningen gir oss også en trygghet, fordi alt som gjøres av arbeid for selskapet kan andre i selskapet finne og bruke. en blir tvunget til å lagre på en måte som gjør dokumenter søkbare for andre. På den måten er det ingen informasjon som kun blir liggende hos en enkelt ansatt, og dette gjør selskapet mindre sårbart. 

Som sagt var vi vant med metadatabasert lagring fra før, men for de selskap som er vant med katalogstruktur for lagring, vil jeg tro gevinsten blir enda større. 


Hvordan gikk implementeringen? 
- Implementeringen gikk uten problemer for oss og tok ikke lang tid. Vi fikk først en testversjon som vi testet løsningen i en liten stund før vi fikk skarpversjonen. Siden vi hadde et metadatasystem fra før, kunne vi bare dra dokumenter fra det gamle systemet over i den nye arkivløsningen. 

Det var vel kun HLK som hadde tatt i bruk løsningen før Stange, så i samarbeidet med leverandør og prosjektgruppa ble antall sakstyper og dokumentklasser økt for å gjøre løsningen ytterligere anvendelig for hva et nettselskap trenger.


Er det noe som kunne ha vært forbedret?
- Det vi savnet under implementeringen var tilgangsstyring hvor administrator eller ansatte kan bestemme hvem som kan få tilgang til bestemte dokumenter. Men dette er nå på plass i ny versjon.

Også må man godta at dokumenter ikke kan slettes. Vi kunne tenke oss dette innimellom for å fjerne arbeidsdokumenter fra saker som ikke er relevante mer. Men det er ikke en stor sak, og vil kanskje komme på plass etter hvert.

Jeg kan trygt anbefale denne løsningen for lagring og arkivering. Arkivløsningen og M-files er en viktig brikke i videre utvikling av bransjeløsningen til Nettalliansen, og legger til rette for integrasjoner mot andre løsninger som kommer. 


Vil du anbefale Nettalliansens arkivløsning til andre selskap i alliansen?
- Ja, det vil jeg. Jeg kan trygt anbefale denne løsningen for lagring og arkivering. Arkivløsningen og M-files er en viktig brikke i videre utvikling av bransjeløsningen til Nettalliansen, og legger til rette for integrasjoner mot andre løsninger som kommer. Da unngår man å gjøre den samme jobben flere steder.   

Og jeg støtter utviklingen av bransjeløsningen fullt ut, fordi vi må tenke som ett selskap. Da må like systemer være første bud for å gjøre ting sammen og på samme måte.

 

Vil du bestille arkivløsningen for ditt selskap, så kan du gjøre det fra samhandlingsnettet. For spørsmål ta kontakt med Ragnhildur Osk Andreassen (tidl. Arnadottir) på mail eller mob. 911 844 90.